نگاهی جامع به ویژگی های Dynamics 365

اگر مقالات پیشین سایا در خصوص معرفی dynamics 365 را مطالعه کرده باشید، تا کنون پیش زمینه ای اولیه از این نرم افزار قدرتمند و کاربردی دارید. قطعا این سوال برای شما ایجاد شده است که چه خصوصیاتی در این نرم افزار تحت وب گنجانده شده است که توانسته به چنین محبوبیتی دست یابد؟ در این مقاله نگاهی کلی به دریای ابزارهای پرکاربرد داینامیکس خواهیم داشت؛ با ما همراه باشید.



گزینه ای مناسب برای نرم افزار CRM مجموعه ها
این محصول مایکروسافت با توجه به ابزارهایی که در اختیار صاحبان کسب و کار قرار میدهد، یک آپشن مناسب و به صرفه در راستای مدیریت و کنترل ارتباطات مجموعه شما با مشتریانتان است. همانطور که قبلتر گفته شد، این راهکار بگونه ای طراحی شده است که با کسب و کار های در حال رشد تا حتی تجارت های عظیم سازگاری داشته باشد؛ چرا که همه چیز از ابتدای فروش خدمات یا کالا برای مدیران و اعضای تیم شفاف و ملموس خواهد شد، قابل پیگیری خواهد بود و میتوان با این گزارشات، به بهبود فروش کمک کرد.با رشد Microsoft Dynamics 365 در سال 2016، مایکروسافت برای پیشرفت روند بخش‌های فروش، بازاریابی و خدمات این محصول را با ابزارهای توسعه یافته تری ارائه داد.

خط اول ماجرا، چرا Dynamics 365؟
پیش از بررسی انحصاری ماژول های این نرم افزار، به چند ویژگی کلی و مشهود داینامیکس اشاره کنیم؛ بدین ترتیب متوجه خواهید شد علت تاکید به استفاده و تمجید از این اپلیکیشن تحت وب چیست.

قابلیت شخصی سازی CRM
پر رنگ ترین نقطه حسن Dynamics 365 امکان شخصی سازی نرم افزار بر طبق نیاز های مجموعه یا سازمان شماست. شما میتوانید با توجه به فرایند های سازمانی خود، قوانین خودتان را برای اعتبارسنجی های سیستماتیک به کمک workflow ها و Business rule ها تعیین کنید، از سیستم با هر قالب و فرمتی که نیاز دارید خروجی بگیرید، به کمک API ها و Web Service به سایر نرم افزار ها متصل شوید و یکپارچه سازی انجام دهید و بخش های گوناگون سازمان مانند مدیریت منابع انسانی، انبار، ثبت فروش و … را در سیستم ذخیره و پیگیری نمایید.

قیمت و صرفه اقتصادی
با توجه به امکاناتی که این نرم افزار به شما ارائه میدهد، هزینه ای که به نسبت نمونه های مشابه برای شما در پی خواهد داشت بسیار مقرون به صرفه است چرا که شما میتوانید پله به پله و با توجه به نیاز های هر سطح از توسعه سیستم خود هزینه کنید و همین باعث میشود از صرف زمان و هزینه اضافی پرهیز شود. میتوانید قدم به قدم قابلیت های بیشتری به سیستم خود اضافه کرده و تنها زمانی برای توسعه آن هزینه کنید که میدانید نیاز به یک ابزار یا یک فرایند دارید.

انعطاف و یکپارچگی
Dynamics 365 اینجاست تا همه چیز طبق خواسته و نیاز شما مدیریت شود. اعضای تیم ها می‌توانند نمودار ها و گزارشاتی که میخواهند را برای سیستم تعریف کنند تا بصورت روزانه اتفاقات را پیگیری و مدیریت کنند. ارسال ایمیل و پیامک بصورت خودکار بر اساس رخ دادن یک اتفاق یکی دیگر از نمونه های سازگاری این نرم افزار است.

در این راستا، این سازگاری با محصولات خود مایکروسافت نیز امکان پذیر است.داینامیکس با سایر محصولات مایکروسافت مانند Outlook، آفیس، PowerApps و … هماهنگ و در ارتباط است.

تصویری آشنا
رابط کاربری این نرم افزار همانند سایر نمونه های مشابه یک UX آسان و سریع در اختیار کاربر قرار میدهد؛ داشبورد ها، دسته بندی های واضح، توضیحات کافی و طراحی کاربرپسند باعث سادگی نرم افزار شده و کاربران با این چهره به سرعت آشنایی پیدا میکنند.

اطمینان خاطر از سازنده محصول
مایکروسافت همواره یک ابرکمپانی تولید نرم افزار بوده است و طی مقالات گذشته، پرداختیم که این سرمایه گذاری عظیم بر روی این محصول قطعا موحب تولید یک نرم افزار همه جانبه شده که تمام نقاط کور را در نظر میگیرد؛ حتی اگر جایی نکته ای را در نظر نگرفته باشد، دست شما را بعنوان ادمین سیستم باز میگذارد تا سیستم را کنترل کنید.



ماژول های Dynamics365؛دستیاران شما برای افزایش درآمد
ماژول‌های اتوماسیون فروش، خدمات و بازاریابی برای سهولت هرچه بیشتر کسب و کار شما در برقراری ارتباط با مشتری تعبیه شده اند.

سه ماژول اصلی Dynamics 365 عبارتند از:

ماژول Sales (فروش)
ماژول marketing (بازاریابی)
ماژول Services ( خدمات)
ماژول فروش
از این ماژول برای ایجاد سرنخ های مشتریان، افزایش فروش و فروش متقابل به مشتریان جدید و فعلی، ایجاد سفارشات فروش و ایجاد فاکتورهای فروش برای مشتریان استفاده می شود. فرآیند زیر روند کسب و کار برای استفده از ماژول فروش را نشان می دهد.

اگر بخواهیم امکاناتی که sales در اختیار شما میگذارد را بطور خلاصه معرفی کنیم :

ایجاد سرنخ از افرادی که قابلیت تبدیل به مشتری و نهایتا خرید از شما را دارند.
جمع آوری اطلاعات از سرنخ ها و پیگیری آنها برای تبدیل به مشتری
تعریف فرایند و target های فروش
مانیتور کردن پیشروی پرونده ها و فرایند های فروش به مشتریان
بازبینی و بررسی فروش های انجام شده و نتیجه گیری برای بهبود فروش
صدور پیش فاکتور با ردیف محصول
صدور فاکتور با ردیف محصول
استفاده از نسخ چاپی
تعیین وضعیت ( فعال و غیرفعال بودن ) برای فاکتور ها و سفارش ها
تعیین تکلیف وضعیت پرونده های فروش
بررسی دقیق تر sales
در این کتگوری، ما ابزار های گسترده ای داریم. همانطور که میدانید مانور اصلی این راهکار مایکروسافت بر روی فروش یا ارئه خدمات است، بنابراین امکانات جالبی هم در این ابزار ها قرار داده شده است.

سرنخ یا Lead :
این موجودیت برای نگهداری اطلاعات افراد یا شرکت هاییست که قابلیت تبدیل به مشتری را در آینده دارند. طی یک فرایند قابل تغییر، دیتا از مشتریان دریافت شده و ارجاعات مورد نیاز انجام میشود. این فرایند تا جایی ادامه میابد که سرنخ ، تبدیل به مشتری و نهایتا منجر به فروش و درآمدزایی شود.

فرصت یا Opportunity :
فرصت ها بعنوان یک پرونده متمرکز از اطلاعات مشتری و فروش او شناخته میشوند. فرصت ها برای منجر شدن به فروش یک فرایند یا اصطلاحا Process flow را طی میکنند. این مراحل تک به تک جلو رفته و اطلاعات مشتری و فروش مربوطه کامل تر میشود. به ترتیب برای این فرصت، پیش فاکتور، فاکتور و نهایتا سفارش ثبت میشود. چنانچه فروش انجام شود، فرصت مربوطه تحت عناوین انتخابی شما تعیین تکلیف شده و بسته میشوند. بدیت ترتیب مدیران کسب و کار میتوانند با نمودار ها و لیست های این پرونده ها، آماری از فروش فصلی یا سالانه خود داشته باشند.

رقبا یا Competitors:
بر خلاف سایر نمونه های مشابه Dynamics 365، این محصول با در نظر گرفتن رقبای کسب و کار شما به شما یادآور میشود که رقبا را فراموش نکنید! با ثبت اطلاعاتی از رقیب هایتان در هر زمینه، میتوانید آنها را ثبت و پیگیری نمایید. نقاط ضعف و قوت رقبا را بررسی و در جلسات درون سازمانی خود مورد مباحثه قرار دهید.

پیش فاکتور یا Quote:
یکی از اقداماتی که برای تکمیل کردن پرونده های فروش انجام میشود، ایجاد و صدور یک پیش فاکتور است. شما میتوانید برای مشتری خود به تفکیک فروش ثبت شده ایشان، یک پیش فاکتور شامل ردیف محصولات با انجام محاسبات سیستمی از قبیل جمع مبالغ، محاسبه مالیات، تخفیف و … را ایجاد و از آن خروجی چاپی داشته باشید تا به مشتریان خود ارائه دهید. در همین جا شایان ذکر است که یکی از آپشن های خوب Dynamics 365 مقادیر Calculated و Roll-up است. جزئیات این قابلیت ها بسیار است اما بطور کلی این خصوصیت در هرجای سیستم میتواند محاسبات مورد نیاز ما را بصورت اتوماتیک بر روی مقادیر دیگری انجام و نتیجه را تحت عنوان یک فیلد به ما نمایش دهد؛ برای مثال جمع تعداد رسید های پرداخت یک مشتری یا مجموع واریزی های تایید شده یک مشتری و …

فاکتور یا Invoice:
انواع متعددی از فاکتور در فرایند فروش قابل ثبت است:

Customer invoice

Free text invoice

Pro forma invoice

به کمک این ابزار، شما میتوانید فاکتور های نهایی برای مشتری صادر و ارسال کنید. همجنین میتوانید یک فاکتور را بصورت دستی و با محصولات دستی ثبت نمایید؛ حتی میتوان فاکتور های اولیه و قابل تغییر برای دریافت تایید و رضایت اولیه مشتری ایجاد و ثبت کرد.در فاکتور ها نیز شما تمام محسابات را بصورت سیستمی و دقیق خواهید داشت و مانند پیش فاکتور میتوانید این سطر محصول را بهمراه محاسبات نهایی با فرمت دلخواه ایجاد و نسخه چاپی آن را در اختیار داشته باشید.

سفارش یا Order :
بخشی از فرایند تکمیل فروش در سیستم Dynamics 365، ابزار Order است که همانند یک سبد سفارش عمل میکند. شما پس از صدور فاکتور برای مشتریان میتوانید بعنوان تاییدیه، فاکتور را به سفارش تبدیل کرده و همان ردیف محصولات را عینا در سفارش داشته باشید. میتوانید برای سفارشات مشتریان خود وضعیت دلخواه تعیین کنید و اطلاعات حمل و ارسال محصولات را با ریز جزئیات در پرونده ثبت کنید.

محصولات یا Product :
همانطور که انتظار میرود، موجودیتی برای ثبت و نگهداری محصولات در سیستم طراحی شده است. به کمک product شما عناوین محصول خود را بهمراه تمام خصوصیات، توضیحات، موجودی، انبار مربوطه، زیر محصولات، تولیدکنندگان یا تامین کننده و سایر اطلاعات مورد نیاز در سیستم به ثبت رسانید. این محصولات میتوانند بصورت hierarchical یا سلسه مراتبی دسته بندی شوند که بدین ترتیب هر محصول، میتواند عضوی از یک گروه بندی یا Family باشد که این قابلیت، مدیریت موجودی و محصولات بر طبق دسته بندی را برای کاربران سیستم راحت میکند.

ماژول بازاریابی
ماژول بازاریابی با قابلیت مدیریت سرنخ‌ها، ایجاد و پیگیری کمپین‌ها، برنامه‌ریزی و اجرای کمپین ها و در نهایت تحلیل نتایج به دست آمده از اجرای هر کمپین را ارائه می‌دهد. همچنین تجزیه و تحلیل بازخوردها، گزارش‌گیری و ارتباط موثر میان بازاریابی و فروش را فراهم می‌سازد. از دیدگاه جزئی تر، کمپین ها و فعالیت های بازاریابی برای این است که تعاملات اولیه به فروش تبدیل شود. فرآیند بازاریابی کسب و کارها را در بستر Dynamics 365 مشاهده میکنید.

از قبیل کارهایی که توسط این ماژول برای شما راحت تر خواهد بود:

ثبت نتایج آنالیزهای رقبا در قالب فرم های سازماندهی شده
ثبت نیاز های مشتری در بررسی آنها در طول زمان
یافتن فرصت های فروش
پایه ریزی استراتژی برای افزایش فروش و نگهداری آن بعنوان یک Business process flow
تشخیص و معرفی کانال های فروش به سیستم بعنوان History
ثبت بودجه و track کردن مداوم آن در سیستم
راه اندازی و پیش بردن کمپین ها
تجزیه و تحلیل نتایج کمپین ها، ورودی ها و عواید هر کمپین
اگر دوست داری بیشتر در مورد سیر CRM Dynamics 365 در طول زمان ( تاریخچه) بدونی می تونی با زدن بر روی کلمه ی لینک شده به مقاله اختصاصی اون بری و اون مقاله هم مطالعه کنی.

ابزارهای شاخص Marketing
marketing list:
لیست های بازاریاب به زبان ساده تر برای جلوگیری از در رفتن یک قطره از دست است. گاها سرنخ هایی که به کسب و کار شما وارد میشوند و میتوانند یک موقعیت خوب فروش را برای شما ایجاد کنند، به دلایل سطحی و قابل حل از دست میروند. مارکتینگ لیست ها برای بررسی مجدد این موارد توسط تیم بازاریابی و فروش مجموعه شما طراحی شده است. به کمک این ابزار شما لیستی از افراد یا شرکت هایی که به هر نحوی با مجموعه شما ارتباط گرفتند ولیکن این ارتباط ناموفق بوده است را خواهید داشت؛ میتوانید این لیست را مجددا بررسی کرده و با تکنینک های سازمانی خود مانند تماس یا رضایت سنجی از مشتریان، آن ها را ترغیب به ارتباط دوباره و نهایتا ایجاد یک فرصت فروش نمایید.این لیست های بصورت static یا Dynamic قابل تعریف هستند.

Campaigns:
یک کمپین طبق یک هدف تعیین شده مسیری را برای جذب مخاطب و دستیابی به target طی میکند. دبه کمک این ابزار Dynamics 365 می توانید انواع مختلفی از کمپین ها مانند کمپین های بازاریابی تلفنی، پستی و ایمیلی ایجاد کنید تا پتانسیل مشتری خود را به حداکثر برسانید. همانطور که کمپین شما پیشرفت می کند و پاسخ های مثبت دریافت می کنید، می توانید فرآیند فروش را با گیرندگانی که به کمپین پاسخ مثبت داده اند آغاز کنید.

ماژول Service
از این ماژول میتوانید برای ایجاد قراردادهای خدمات و اشتراک خدمات، رسیدگی به سوالات مشتری و مدیریت و تجزیه و تحلیل ارائه خدمات به مشتریان استفاده کنید. می توانید از service contracts برای تعریف الگوی قراردادی استفاده کنیدطی SLAهایی که تعریف میکنید، زمان پاسخگویی استاندارد را مشخص می کنید و در واقع ماژول Service ابزارهایی برای ثبت زمان واقعی ارائه می دهد.

خدماتی که به مشتری ها ارائه میکنید ( که میتواند شامل خدمات پس از فروش یا گارانتی باشد) شامل جزئیاتی خواهد بود که خودتان تعیین میکنید. نمونه ای از این خصوصیات عبارت است از :

ساعاتی که خدمات ارائه میدهید ( و محاسبات زمانی )
نوع سرویس یا خدمت
جزئیات سرویس شامل جزئیات و مدارک
ثبت هزینه های سرویس
از نکات مثبت این ماژول، این است که میتوانید برای ارائه خدمات یک فرایند تعریف کنید که چنانچه این فرایند تکمیل شد، رسید خدمات ارائه شده به فاکتور تبدیل شده و به ماژول فروش ارتباط پیدا کند.

Queue.1 :

یکی از ابزاری که در ارائه خدمات ( درون و برون سازمانی) میتواند به شما کمک کند، ابزار Queue یا صف است. این ابزار مانند کارتابلی برای اعضای یک تیم یا یک واحد سازمانی عمل میکند. از صف ها برای سازماندهی، اولویت بندی و نظارت بر پیشرفت کار استفاده میشود. در Dynamics 365 ، صف ها محلی هستند که برای ذخیره هر چیزی که باید تکمیل شود یا نیاز به یک عمل دارد، مانند تکمیل یک کار یا بستن پرونده استفاده می شوند.

Case.2ها:

این ابزار در حقیقت یک رکورد (مورد) برای پیگیری درخواست، سؤال یا مشکل مشتری ایجاد می کند. تمام اقدامات و ارتباطات را می توان در بخش کیس ها بررسی کرد. میتوان با به‌روزرسانی رکورد case، و تعیین یک رکورد SLA فعال، یک قرارداد سطح خدمات (SLA) را به صورت دستی برای یک Case اعمال کرد. یک case می تواند در یکی از سه حالت فعال، حل شده یا لغو شده باشد.

ابزارهای مشترک ماژول ها

Activity:

در بستر Dynamics 365 رخداد هایی که در سیستم اتفاق می افتد را میتوان بعنوان یک Activity یا فعالیت ذخیره است. این فعالیت ها در هرجای سیستم میتوانند به ثبت برسند. انواع مختلفی از فعالیت را میتوان ثبت و پیگیری کرد. برای مثال با ایجاد یک وظیفه یا task میتوان انجام یک کار را به شخص خاصی ارجاع داده و بر اساس تاریخ سر رسید و مهلت وظیفه، آن را پیگیری نمود. چنانچه ایمیلی برای کسی در سطح سیستم و یا مشتری ارسال گردد، بصورت یک Email در باکس مربوط به فعالیت ها نمایش داده میشود. حتی میتوان تماس های تلفنی یا قرار ملاقات هایی که انجام میشوند را با جزئیات تاریخ و ساعت در سیستم ثبت کرد.

Dashboard:

داشبورد ها، نقاط ورود کاربران به سیستم Dynamics 365 هستند چراکه به محض لود شدن سیستم، شما میتوانید بصورت روزانه داشبورد هایی که برای خود طراحی و شخصی سازی کرده اید را مشاهده کنید. داشبورد های شما میتواند شامل لیستی از رکوردها، نمودار های مختلف و حتی نمایانگر اتصالاتی به سایر وبسایت ها باشند.

D365، دریایی از امکانات

برای بررسی تک به تک خصوصیات و امکانات بهینه ای که Dynamics 365 در اختیار ما قرار داده است، می بایست مقالات بسیاری نوشت اما بعنوان نیم نگاهی به این نرم افزار هوشمند، باید گفت که ویژگی های و جزئیات این محصول مایکروسافت همگی در مسیر کمک به کسب و کار شما ساخته شده اند. از این رو بعنوان یک دستیار همه فن حریف، Dynamics 365 گزینه مناسبی برای شما خواهد بود!